วิธีการตรวจสอบบัญชีของสินค้าคงเหลือ

1.การสังเกตการตรวจนับสินค้าคงเหลือ (Inventory Observation)

1.1 ผู้ตรวจสอบมีหน้าที่เข้าร่วมสังเกตการตรวจนับ และทดสอบการตรวจนับ ต้องเปรียบเทียบผลการทดสอบการตรวจนับที่ทำ โดยผู้ตรวจสอบกับจำนวนที่กิจการตรวจนับได้

1.2 การสังเกตการตรวจนับ ผู้ตรวจสอบต้องดูสภาพและคุณภาพของสินค้าต่างๆด้วย ทั้งนี้สินค้าเก่าหรือล้าสมัย ชำรุดเสียหาย หรือจำหน่ายได้ช้า ให้จดรายละเอียดสินค้าไว้ด้วย เพื่อประโยชน์การตีราคาสินค้าตามวิธีการบัญชีที่รับรองทั่วไป

2.การวัดมูลค่าสินค้าคงเหลือ

สินค้าคงเหลือต้องวัดมูลค่าด้วยราคาทุนหรือมูลค่าสุทธิที่จะได้รับ แล้วแต่มูลค่าใดจะต่ำกว่า

มูลค่าสุทธิที่จะได้รับ (Net realizable value : NRV) หมายถึง ราคาโดยประมาณที่คาดว่าจะขายได้ตามลักษณะการประกอบธุรกิจตามปกติ หักด้วย ประมาณการต้นทุนในการผลิตสินค้านั้นให้เสร็จและต้นทุนที่จำเป็นต้องจ่ายไปเพื่อให้ขายสินค้านั้นได้

***ทางภาษียึดมาตรา 65 ทวิ (6) ราคาสินค้าคงเหลือในวันสุดท้ายของรอบระยะเวลาบัญชี ให้คำนวณตามราคาทุนหรือราคาตลาดแล้วแต่อย่างใดจะน้อยกว่า

3. การตีราคาสินค้าลดลง

การลดมูลค่าของสินค้าคงเหลือลงให้เท่ากับมูลค่าสุทธิที่จะได้รับ ให้พิจารณาจากสินค้าแต่ละประเภท แต่ในบางสถานการณ์อาจพิจารณาจากกลุ่มสินค้าที่มีลักษณะคล้ายคลึงกันหรือมีความเกี่ยวพันกัน

มูลค่าที่ลดลงของสินค้าคงเหลือเนื่องจากการปรับมูลค่าให้เท่ากับมูลค่าสุทธิที่จะได้รับต้องบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายโดยแสดงเป็นส่วนหนึ่งของต้นทุนขายในงวดที่ปรับมูลค่าสินค้าให้ลดลง

ตัวอย่างการบันทึกบัญชีการตีราคาสินค้าคงเหลือลดลง

เดบิต ผลขาดทุนจากการตีราคาสินค้าลดลง

เครดิต ค่าเผื่อมูลค่าสินค้าลดลง

4. การตรวจสอบการคำนวณราคา

การตรวจสอบการคำนวณราคามีจุดประสงค์เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการคำนวณราคาสินค้าแต่ละรายการ และการรวมยอดในรายละเอียดสินค้าคงเหลือแต่ละหน้า ทั้งนี้มักกระทำโดยการทดสอบสินค้าคงเหลือที่เป็นจำนวนเงินมาก แต่อาจมีการทดสอบสินค้าคงเหลือที่มีจำนวนเงินน้อยบางส่วนด้วย

5. การตรวจสอบการตัดยอดซื้อ

ผู้ตรวจสอบต้องตรวจสอบยอดซื้อเพื่อทราบว่ารายการซื้อที่ลงบัญชีไว้นั้นเป็นรายการซื้อที่ถูกต้องและครบถ้วนของปีปัจจุบัน โดยเปรียบเทียบระหว่างรายการซื้อกับใบซื้อ ใบรับของและบัญชีรายละเอียดสินค้าสำหรับระยะเวลาตอนสิ้นปีต่อต้นปีใหม่ เช่น ระหว่างวันที่ 16 ธันวาคม ถึง 15 มกราคม เป็นต้น ในการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบต้องทราบว่าใบรับสินค้าฉบับสุดท้ายในวันสิ้นปีเลขที่ใด และตามเงื่อนไขการซื้อมีสินค้าชำระระหว่างทางรายใดบ้างที่ต้องถือเป็นรายการซื้อ ณ วันสิ้นปี ทั้งนี้เพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจสอบเพื่อใช้ได้ยอดซื้อต่อไป

6. การตรวจสอบการตัดยอดขาย

การตรวจสอบการขายช่วงเวลาสิ้นปี มีจุดประสงค์ทำให้ผู้ตรวจสอบทราบว่าสินค้าที่ขายในวันสิ้นปีไม่รวมอยู่เป็นสินค้าคงเหลือ ดังนั้นผู้ตรวจสอบต้องตรวจสอบว่ามีการลงรายการขายของปีอย่างถูกต้อง โดยเปรียบเทียบรายการขายกับบิลขาย ใบส่งของ และบัญชีรายละเอียดสินค้า สำหรับระยะเวลาตอนสิ้นปีต่อต้นปีใหม่ เช่นระหว่างวันที่ 16 ธันวาคม ถึง15 มกราคม เป็นต้น นอกจากนี้ในการตรวจสอบใบส่งของ ควรพิจารณาเปรียบเทียบกับรายการส่งคืนรายใหญ่ๆ ในระยะสั้นปีต่อต้นปีด้วยเพื่อทราบว่าการลงรายการส่งคืนถูกต้องตรงกับการส่งสินค้าคืนให้บุคคลภายนอกด้วย

7. การตรวจสอบความเหมาะสมของสินค้าคงเหลือ

การตรวจสอบความเหมาะสมโดยทั่วไป อาจใช้การเปรียบเทียบปริมาณและราคาสินค้าคงเหลือปีปัจจุบันและปีก่อน หรืออาจคำนวณอัตราหมุนเวียนของสินค้า (turnover) ในรอบปีหนึ่ง ซึ่งเป็นอัตราส่วนที่คำนวณจาก ต้นทุนขาย / สินค้าคงเหลือเฉลี่ยในปี ก่อน ทั้งนี้การวิเคราะห์อัตราส่วนนี้ควรแยกวิเคราะห์ตามประเภทสินค้าหรือแผนกงาน

8. การทำลายสินค้าและสินค้าสูญหาย

การทำลายสินค้าตามคำสั่งกรมสรรพากรที่ ป. 79/2541

(3) กรณีบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลอื่น

(3.1) การทำลายของเสียหรือสินค้าหรือเศษซากที่โดยสภาพไม่สามารถเก็บรักษาไว้ได้ เช่น ผลิตภัณฑ์อาหาร เวชภัณฑ์ เคมีภัณฑ์ เป็นต้น บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไข ดังนี้

(ก) ต้องมีการตรวจสอบสภาพสินค้าดังกล่าวว่า เสียหายตามเงื่อนไขที่แต่ละกิจการได้กำหนดไว้หรือไม่ และต้องได้รับอนุมัติจากผู้มีอำนาจในการพิจารณาให้เป็นสินค้าเสียหายตามเงื่อนไขที่กำหนดดังกล่าว

(ข) เมื่อได้รับอนุมัติให้ทำลายของเสียหรือสินค้าหรือเศษซากจากผู้มีอำนาจอนุมัติให้ทำลายแล้ว ให้มีบุคคลอย่างน้อยประกอบด้วย ฝ่ายคลังสินค้า ฝ่ายบัญชี ฝ่ายขาย หรือฝ่ายตรวจสอบ (ถ้ามี) ร่วมสังเกตการณ์ และลงลายมือชื่อเป็นพยานในการทำลาย เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี พร้อมทั้งให้เชิญผู้สอบบัญชีมาเป็นพยานในการทำลาย ทั้งนี้ บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลไม่จำเป็นต้องแจ้งให้เจ้าหน้าที่ที่กรมสรรพากรร่วมเป็นพยานในการทำลายก็ได้

(3.2) การทำลายของเสียหรือสินค้าหรือเศษซากที่โดยสภาพสามารถเก็บรักษาและรอการทำลายพร้อมกันได้เมื่อมีปริมาณที่เหมาะสม และให้แจ้งการทำลายให้สรรพากรพื้นที่หรือสรรพากรจังหวัด หรือสรรพากรจังหวัด (สาขา) ในท้องที่ที่รับผิดชอบทราบล่วงหน้าเป็นเวลา 30 วัน ก่อนวันทำลาย ซึ่งสรรพากรพื้นที่ หรือสรรพากรจังหวัด อาจส่งเจ้าหน้าที่ไปดูการทำลายด้วยก็ได้ตามความเหมาะสมแล้วแต่กรณี

กรณีสินค้าสูญหาย

กิจการต้องบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย โดยแสดงเป็นส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่ายในการบริหารในงวดที่มี่เหตุเกิดขึ้น