การจัดการสต็อกไม่ได้มีผลแค่ว่าเรามีของพอขายหรือไม่ แต่มันกระทบโดยตรงกับตัวเลขกำไรขาดทุนของบริษัทเลยทีเดียว วันนี้เราจะมาปูพื้นฐานกันในตอนแรกว่า ในทางบัญชี เขาจัดการกับเจ้าสต็อกนี้ยังไง

สินค้าคงเหลือ (Inventory) คืออะไรกันแน่?

หลายคนนึกว่าสินค้าคงเหลือคือ "ของที่รอขาย" เท่านั้น แต่จริงๆ แล้วในทางบัญชี มันรวมถึงทุกอย่างในกระบวนการเลยครับ พูดง่ายๆ ก็คือ ของ 3 สถานะนี้:

ของที่พร้อมขาย: สินค้าสำเร็จรูปที่วางอยู่บนชั้นรอให้ลูกค้ามาซื้อ

ของที่กำลังผลิต: สินค้าที่ยังทำไม่เสร็จดี อยู่ในสายพานการผลิต (เช่น แป้งที่รออบ)

ของที่รอผลิต: วัตถุดิบหรือวัสดุที่ซื้อมาเตรียมไว้ (เช่น แป้ง, น้ำตาล ที่ยังอยู่ในถุง)

ทั้งหมดนี้ถือเป็น "สินทรัพย์" ของกิจการ

2 วิถีการบันทึกสต็อก: จดทุกเม็ด vs. นับทีเดียว

คำถามสำคัญคือ "เราจะรู้ได้ยังไงว่าตอนนี้มีของเหลือเท่าไหร่?" ในทางบัญชีมี 2 วิธีหลักๆ ที่นิยมใช้กัน ซึ่งมีข้อดีข้อเสียต่างกันชัดเจน

1. วิธี Perpetual (จดบันทึกตลอดเวลา)

วิธีนี้เปรียบเหมือนเราทำบัญชีเงินฝากครับ แต่เปลี่ยนจากเงินเป็นสินค้า

ใช้บัญชี "สินค้าคงเหลือ" เป็นตัวหลัก เมื่อมีการ ซื้อ ของเข้า สต็อกก็ "บวก" เมื่อ ขาย ของออก สต็อกก็ "ลบ" ทันที

จุดเด่น (ข้อดี): รู้ยอดคงเหลือที่แท้จริง (ในกระดาษ) ได้ตลอดเวลา 24/7 ไม่ต้องรอปิดงบ

จุดอ่อน (ข้อเสีย): งานเยอะ! เพราะต้องบันทึกบัญชีทุกครั้งที่ของขยับ ไม่ว่าจะเป็น ซื้อ, ขาย, ส่งคืน, รับคืน

เหมาะกับใคร: กิจการที่ขายของแพงๆ (เช่น ร้านขายรถยนต์, ร้านเพชร) หรือของที่มีจำนวนชิ้นไม่มาก แต่อยากรู้ยอดเป๊ะ ๆ

2. วิธี Periodic (รวบยอดนับทีเดียว)

วิธีนี้จะชิลล์กว่าระหว่างทาง แต่ต้องไปหนักตอนปลายทาง

ระหว่างปีจะไม่ยุ่งกับบัญชี "สินค้าคงเหลือ" เลย เวลาซื้อของ ก็จะไปลงบัญชี "ซื้อ" ก่อน จากนั้นพอถึงวันที่อยากรู้ยอด (เช่น สิ้นเดือน หรือสิ้นปี) ก็ต้อง... "หยุด! แล้วไปตรวจนับของจริง"

จุดเด่น (ข้อดี): บันทึกบัญชีง่ายและเร็วกว่ามาก เพราะจดแค่ตอนซื้อ

จุดอ่อน (ข้อเสีย):  ไม่สามารถรู้ยอดคงเหลือได้ทันที ถ้าเจ้านายถามวันนี้ว่า "สต็อกเหลือเท่าไหร่?" คำตอบคือ "ไม่ทราบครับ ต้องขอไปนับก่อน"

เหมาะกับใคร: กิจการที่มีสินค้าปริมาณมาก ๆ หยิบย่อย (เช่น ห้างสรรพสินค้า, ร้านสะดวกซื้อ) ที่การจดทุกความเคลื่อนไหวเป็นไปได้ยาก

ตารางเทียบหมัดต่อหมัด: เมื่อเกิดรายการค้า

เพื่อให้เห็นภาพชัดขึ้น ลองดูตัวอย่างการลงบัญชีของทั้งสองวิธีนี้

ข้อสังเกตสำคัญ

เห็นความต่างใน ข้อ 3 (ขายสินค้า) ไหม?

Perpetual จะรับรู้ "ต้นทุนขาย" ทันทีที่ขายของได้ ทำให้เราเห็นกำไรขั้นต้นได้แบบ Real-time

Periodic จะยังไม่รู้ต้นทุนขายในทันที ต้องรอไปตรวจนับสต็อกปลายงวดก่อน แล้วค่อยมาคำนวณหายอดต้นทุนขาย (COGS) ทีหลัง

บทสรุปตอนที่ 1

การเลือกวิธีบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือไม่ว่าจะแบบ Perpetual หรือ Periodic ก็มีผลต่อการทำงานและตัวเลขในงบการเงินทั้งสิ้น กิจการต้องเลือกให้เหมาะกับประเภทธุรกิจและปริมาณสินค้าของตัวเองครับ

เราปูพื้นฐานกันเรื่องความหมายและวิธีบันทึกบัญชีไปแล้ว แต่เรื่องยังไม่จบ! เพราะไม่ว่าคุณจะใช้วิธีไหน สุดท้าย... คุณก็หนีไม่พ้น "การตรวจนับสินค้าคงเหลือ" อยู่ดี ซึ่งเป็นประเด็นสำคัญที่จะส่งผลกระทบต่อบัญชีอย่างมาก เดี๋ยวเราไปว่ากันต่อในตอนหน้าครับ!