เมื่อเอกสารทางบัญชี เกิดการเสียหาย สูญหาย หรือชำรุดในสาระสำคัญ ต้องทำอย่างไร ?

ในกรณีที่ลูกค้าได้รับใบกำกับภาษี หรือใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้เรียบร้อยแล้ว แต่ภายหลังเกิดการทำหาย ถูกทำลาย หรือชำรุดในสาระสำคัญ ให้ผู้ประกอบการออกใบแทนใบกำกับภาษี ใบแทนใบเพิ่มหนี้ หรือใบแทนใบลดหนี้ให้กับลูกค้า โดยสามารถดำเนินการได้ดังนี้

1. ถ่ายสำเนาใบกำกับภาษีสำเนาใบเพิ่มหนี้ หรือสำเนาใบลดหนี้ และให้บันทึกรายการ ดังนี้ ลงในภาพถ่ายหรือด้านหลังของภาพถ่ายดังกล่าว

2. ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนซึ่งออกใบแทนตาม 1. บันทึกรายการตาม (1) – (4) ไว้ด้านหลัง สำเนาใบกำกับภาษี สำเนาใบเพิ่มหนี้ หรือสำเนาใบลดหนี้ด้วย

3. ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบแทนใบกำกับภาษี ใบแทนใบเพิ่มหนี้ ใบแทนใบลดหนี้ บันทึกรายการการออกใบแทน ในรายงานภาษีขายในเดือนที่มีการออกใบแทน โดยระบุชื่อผู้ซื้อ เลขที่/เล่มที่ วันที่ของใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้ ที่ได้มีการออกใบแทน

ฝั่งผู้ประกอบการเอง หากเกิดเหตุสุดวิสัยทำให้เกิดการสูญหาย-เสียหายในเอกสารทางบัญชี ให้ดำเนินการตามขั้นตอนดังนี้

1. สำรวจว่าเอกสารและข้อมูลทางบัญชีที่เสียหายเป็นของปีและเดือนใด พร้อมกับจดรายละเอียดต่างๆ ไว้เท่าที่จะทำได้

2. ถ่ายรูปไว้เป็นหลักฐาน

3. แจ้งความกับเจ้าหน้าที่ตำรวจ

4. แจ้งกับทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและสรรพากรพื้นที่ภายใน 15 วัน โดยกรอกแบบแจ้งพร้อมนำใบแจ้งความกับเจ้าหน้าที่ตำรวจแนบไปด้วย

หลังจากนั้นให้ติดต่อประสานเพื่อขอเอกสารหรือสำเนาเอกสารต่างๆ มาใช้

*สำเนาใบกำกับภาษีขาย : ติดต่อกับลูกค้าที่ได้รับใบกำกับภาษีเพื่อขอถ่ายสำเนาใบกำกับภาษี หรือพิมพ์ออกมาใหม่ในกรณีใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดทำ

*ใบกำกับภาษีขายใบกำกับภาษีซื้อ : หาข้อมูลผู้ขายจากรายงานภาษีซื้อ จากนั้นติดต่อกับผู้ขายเพื่อขอใบแทนใบกำกับภาษี หากเป็นกรณีนำเข้า ไม่ต้องติดต่อผู้ขายแต่ให้นำใบขนสินค้าไปแสดงและขอถ่ายสำเนาใบเสร็จรับเงินการชำระภาษีจากกรมศุลกากร